טיפים לבחירת משרד יחסי ציבור

אם אתם אחד מאותם אלפי עסקים המחפשים לזכות בחשיפה תקשורתית ארצית עבור החברה, המוצרים או השירותים שלכם, אתם כנראה עומדים בפני ההחלטה הקשה של מציאת משרד יחסי ציבור המתאים לכם. מה שעושה את ההחלטה קשה כל כך הוא מגוון הסוגים של המשרדים הקיימים. חלקם עובדים בריטיינר (שכר טרחה) וחלקם על בסיס פרויקט. חלק מתמחים בפוליטיקה וחלק בתרבות.
כיצד תדעו איזה משרד יחסי ציבור יתאים ביותר למטרותיכם ?

להלן 10 טיפים שיעזרו לכם לבחור את המשרד המתאים עבורכם להשגת תשומת הלב הרצויה למסר שלכם:

1. מצאו משרד המתמחה בתחומכם
   לדוגמא, אם יש לכם חברה העוסקת בתחום ההשקעות עליכם למצוא משרד יח"צ המתמחה בהשקעות וכלכלה. אם המשרד עובד באופן קבוע עם חברות מתחומכם, הידע המוקדם שלו יעזור בכל נושא כתיבת והפצת ההודעות לעיתונות. בנוסף, העבודה תוכל להתחיל מייד.
   באם תבחרו משרד שאינו מכיר את תחומכם, היו מוכנים לכך שיהיה צורך מצד אנשי המשרד בלמידת וחקירת התחום. נחשו מי ישלם על כל זמן המחקר – אתם!
   מרבית המשרדים גובים ריטיינר חודשי ולכן ככל שלוקח להם זמן רב יותר ללמוד את הנושא, כך אתם תשלמו יותר בעבור השרות שלהם.

2. בחרו משרד המתמחה בתחום התקשורת בו בחרתם
   סביר להניח כי אם אתם מוכנים לשכור משרד יחסי ציבור השקעתם מחשבה מוקדמת בבחירת המדיה בה תרצו להשתמש: רדיו, טלוויזיה, עיתונות או אינטרנט. חשוב לדעת כי לא כל המשרדים עובדים בכל המדיות – חלק ניכר איננו עוסק במדיית האינטרנט.

3. בקשו לראות עבודות לדוגמא
   לפני בחירת המשרד, בקשו לראות דוגמאות לקמפייני יחסי ציבור מהעבר. בצורה כזו אתם יכולים לראות את הכמות והאיכות של החשיפה שהושגה עבור הלקוחות. כאשר מציגים בפניכם קמפיין, חשוב כי תדעו מה היה משך הזמן שלו. לדוגמא, אם מציגים לכם כתבת ענק בעיתון ארצי (ידיעות אחרונות, מעריב, הארץ) ואורך הקמפיין היה כשנתיים, חשבו פעמיים באם אתם רוצים לעבוד עם המשרד הזה. חשבו כי במשך שנתיים שולמו למשרד סכומים חודשיים שבסופו של דבר הסתכמו בכתבה הבודדת הזו.
   קמפיינים לדוגמא מהווים אינדיקציה מצוינת לבדיקת האפקטיביות, במיוחד הכלכלית, של דרך הפעולה של המשרד.

4. מצאו משרד העובד לפי פרויקט
   העלות החודשית של עבודה בריטיינר יכולה לפגוע בצורה חזקה בתקציב שלכם, לכן חשוב לדעת כי ישנן אפשרויות נוספות. ישנם משרדי יחסי ציבור רבים המקבלים תשלום לפי פרויקט. במקום לשלם כל חודש, תוכלו לשלם מחיר קבוע עבור כל הפרויקט עד לסיומו.

5. שוחחו עם לקוחות המשרד
   לפני הבחירה חשוב כי תשוחחו עם לקוחות קיימים וכאלו מהעבר שעבדו עם המשרד.
   כאשר אתם משוחחים עמם, שאלו לאיזה סוג של חשיפה תקשורתית הם זכו וכמה זמן לקח למשרד להשיג אותה עבורם. שאלות נוספות שכדאי לשאול:
   • איך הייתה התקשורת עם עובדי המשרד ?
   • האם הם הפגינו עניין בקמפיין ?
   • כמה יצירתיות היו ההודעות לעיתונות ודרכי ההפצה שלהן ?

   תשובות לשאלות אלו יתנו לכם מושג כיצד ינהל המשרד את הקמפיין שלכם.

6. היו בטוחים ביכולות המשרד
   לפני שאתם חותמים על המסמך, ודאו כי אתם משוכנעים שהמשרד ייצור ויריץ קמפיין מוצלח. אל תפחדו לשאול הרבה שאלות, בקשו עותקים מקמפיינים לדוגמא ולאחר מכן חיקרו את החומרים שיש בידיכם. דברו עם מנהלי המשרד ובקשו הבהרות בנושאים כגון:
   • היכן הם ינסו להשיג לכם חשיפה תקשורתית ?
   • מה יהיה משך הקמפיין ?
   • מהן מטרות הקמפיין ?

   הדרך בה יענו התשובות ע"י משרד יחסי הציבור היא זו שתקבע בסופו של דבר את רמת האמון שיש לכם בו כדי לטפל בכם.

7. אל תגבילו את עצמכם למשרדים באזורכם
   אנשים רבים מאמינים כי יש להם צורך במשרד הממוקם בהמשך הרחוב כדי שהם יוכלו לקבוע פגישות פנים מול פנים עם עובדי המשרד. זו לא הדרך בה הדברים מתנהלים. מרבית ההתנהלות אינה נעשית בצורה של מפגשים פרונטאליים. כל העבודה של משרד יחסי ציבור יכולה להיעשות בטלפון ובדוא"ל ובצורה יעילה אף יותר.
   רמת הכישורים של המשרד היא זו שחשובה ולא מיקומה ביחס אליכם.

8. פגשו את מנהל הקמפיין שלכם
   ישנו אדם אחד המגלם תפקיד חיוני בהצלחת קמפיין: מנהל הקמפיין שלכם. במשרדים קטנים ייתכן ואחד מהבעלים יהיה זה שיטפל בכם, אולם במשרדים גדולים ישנו מספר רב יותר של מנהלי קמפיינים והם אלו שיעבדו על התיק שלכם.
   לפני קבלת ההחלטה בנוגע למשרד, בקשו לפגוש את מנהל הקמפיין שלכם. בררו מהי רמת הניסיון שלו ומה משך ההעסקה שלו במשרד. בחלק מהמשרדים תגלו כי מדובר בטירונים שזה עתם סיימו את לימודיהם. בחלק אחר ייתכן כי תגלו כי מדובר במתמחים המופקדים על תיקי לקוחות שאינם בעדיפות ראשונה מבחינתם.
   אם לא תבררו את כישורי מנהל התיק שלכם, כיצד תהיו בטוחים כי הקמפיין שלכם מנוהל ע"י מקצוען ?

9. חפשו אחר משרד המאמין במסר שלכם
   הסוג הטוב ביותר של משרד יחסי ציבור הוא כזה שלא רק מבין את המסר שלכם אלא גם נלהב ממנו. כאשר מוצאים משרד שכזה, ההתלהבות מהמסר תתבטא גם בעבודה.
   ההודעות לעיתונות והפצתן יהיו יצירתיות יותר והפניות לתקשורת יהיו ברורות ונלהבות יותר. על מנת שמשרד יעשה עבודה טובה עבורכם, עובדיו חייבים להבין את ההתלהבות שלכם ולהיות מסוגלים לתרגם אותה למשהו שיעניין את הציבור. כאשר ישנה אי הבנה בין שני הצדדים זו עשויה להיות הוצאה לא קטנה.

10. סמכו על תחושותיכם
    הטיפ האחרון בבחירת משרד יחסי ציבור עוסק אך ורק בתחושת הבטן.
    כאשר אתם נמצאים בתהליך הבחירה, סביר להניח כי יהיו לכם דעות ברורות לגבי דרך עבודת המשרד והגישה שלו. מומלץ כי גם אם הכל נראה נפלא על הנייר או במצגת ויש לכם איזושהי הסתייגות – חשבו פעמיים. תחושות בטן נוטות להיות נכונות ולכן אם הכימיה לא טובה, היו זהירים בהמשך ההתקדמות. אין דבר גרוע יותר מלגלות כי האינסטינקטים שלכם צדקו כאשר זה כבר מאוחר מדי.